Freiheit über alle Kanäle 


Autor

Barbara Buj
Produktmanagement NOWIS

Die Idealvorstellung vom umweltfreundlichen, kosteneffizienten papierlosen Büro hält sich seit Jahrzehnten. Doch ist dieses Ziel wirklich realistisch? Ist es nicht eher so, dass die verschiedenen Adressaten rund um ein Unternehmen ganz unterschiedliche Wünsche haben, wenn es um die Form von Dokumenten geht? Während ein Kollege alle Informationen am liebsten digital erhält, ruft der Lieferant diese vielleicht gern über ein Portal ab, und der Kunde möchte etwas in der Hand halten – den klassischen Brief. Die Herausforderung besteht also nicht darin, ein komplett papierloses Unternehmen zu schaffen! Sondern all die Bedürfnisse der unterschiedlichen Rezipienten gleichermaßen gut zu erfüllen. Die Devise lautet deshalb: Flexibel bleiben (oder werden), aber gleichzeitig komplexe Prozesse rationalisieren und automatisieren. Aber wie? Die Lösung ist ein effizientes Output-Management-System.

Output Management – was ist das?

Output Management geht weit über die reine Ausgabe von Dokumenten hinaus – es umfasst die Erstellung und Optimierung von elektronisch oder physikalisch vorliegenden Dokumenten bis hin zur Sendungsoptimierung und -verteilung. Dabei findet eine kontinuierliche Überwachung dieses Prozesses statt. Die Ausgabekanäle reichen vom klassischen Brief oder Fax über die E-Mail oder SMS bis hin zu Portalen oder Social-Media-Netzwerken. Aber nicht nur der richtige Kanal ist entscheidend. Wichtig ist, dass die Information ihren Adressaten auch zum richtigen Zeitpunkt erreicht.

Voraussetzungen für ein gutes Output Management-System

Vor der Implementierung eines Output Management-Systems empfiehlt sich eine Ist-Analyse und die Beantwortung folgender Fragen:

  • Wie wird in unserem Unternehmen kommuniziert?
  • Was wird in welcher Menge gedruckt und verteilt?
  • Welche Kanäle werden innerhalb des Unternehmens genutzt?
  • Welche Kanäle werden in der externen Kommunikation genutzt?
  • Welche zusätzlichen Kanäle sollen zukünftig bedient werden?

Außerdem sollten die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen evaluiert werden – und das stetig. Schließlich unterliegen besonders die technologischen Aspekte einem kontinuierlichen Wandel und Fortschritt, so dass Sie all Ihre Prozesse immer wieder anpassen müssen, um langfristig am Markt Schritt halten zu können. Hier kann auch ein externer Partner behilflich sein, der eventuell (noch) fehlendes Know-how kompensieren und Ihnen durch die Bündelung von Kompetenzen weitere Wettbewerbsvorteile bringen kann.

Kritische Aspekte sind ebenso Eigenschaften der User wie Mentalität, Alter oder Nutzungsgewohnheiten, die sich immer wieder ändern können, so dass eine große Flexibilität erforderlich ist. Weitere wichtige Themen sind Sicherheit sowie Fehlerbereinigung bzw. -vermeidung, etwa durch Zugriffsberechtigungen und den Einsatz von Prüfsystemen.

Viele Vorteile – für alle!

Durch eine kundenindividuell gesteuerte Kommunikation können Sie als Unternehmen schnell und flexibel auf (sich eventuell ändernde) Kundenwünsche reagieren und so die Bedürfnisse aller Anwender zufriedenstellen. Aufgrund der individuellen Dokumentenverteilung können Sie Prozesse optimieren und somit Kosten sparen. Damit reduziert sich der Verwaltungsaufwand insgesamt durch die Automatisierung von Routinen. Ebenso ergeben sich Einsparungen durch den Wegfall oder die Minimierung von Druck- und Portokosten.

Dank eines effizienten Output-Management-Systems können Sie also Ihre gesamte Unternehmenskommunikation optimieren, indem Sie für alle Adressaten die richtigen Informationen in der richtigen Form über den richtigen Kanal zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stellen: Ihre Kunden sind zufriedener, weil sie die gewünschten Informationen auf dem von ihnen präferierten Kanal erhalten. Und auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter wächst, da sie durch Automatisierungs- und Digitalisierungsprozesse von Routinetätigkeiten entlastet werden und sich ihren Kernkompetenzen widmen können. Und zusätzlich sparen Sie auch noch Kosten ein. Output Management ist also keineswegs eine ferne Idealvorstellung, sondern eine praxistaugliche, rundum gelungene Lösung für alle Beteiligten!


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