Wie wird mein IT-Betrieb noch effizienter?


IT-gestützte Geschäftsprozesse haben vor allem zwei Ziele: Sie sollen für mehr Effizienz und Flexibilität sorgen – und dabei am besten gleich noch Kosten einsparen. Doch im Zuge der Digitalisierung steigt gleichzeitig die Komplexität von Aufgaben in der IT. Um diesen Herausforderungen begegnen zu können, greifen immer mehr Unternehmen auf die Unterstützung von externen IT-Dienstleistern zurück. Aber wie kann eine solche Auslagerung genau aussehen? Und was bringt es tatsächlich?

Die verschiedenen Sourcing-Strategien

Am Anfang steht eine Sourcing-Strategie. Sie legt im Allgemeinen fest, welche Leistungen in welchem Verantwortungsumfang zu welchen Konditionen an wen vergeben werden. Da gibt es zum einen das organisatorische Auslagern von Services – das Outsourcing. Hier werden einzelne Leistungen, ganze Leistungsbereiche oder komplette Geschäftsprozesse an externe Partner vergeben. Verbleibt bei der Auslagerung einzelner Aufgaben die Verantwortung jedoch beim Auftraggeber, so spricht man von Outtasking. Wird die Verantwortung für einen gesamten Geschäftsprozess an einen externen Partner vergeben, ist von Business Process Outsourcing, kurz BPO, die Rede. 

Es kann aber auch vorkommen, dass ein Auftraggeber im Nachhinein mit einem Dienstleister unzufrieden ist. Oder sich das eigene Know-how im Unternehmen so optimiert hat, dass Aufgaben und Prozesse, die vorher an einen externen Partner vergeben waren, wieder eingegliedert werden – das bezeichnet man als Insourcing

Offshoring

Im Gegensatz zum Outsourcing bezeichnet das Offshoring die rein geografische Auslagerung von Services. Dies kann sowohl mithilfe eines Dienstleisters als auch innerhalb eines Unternehmens erfolgen. 

Welche Kosten kommen auf mich zu?

Hier stehen sich Bodyleasing und Managed Services gegenüber: Beim Bodyleasing wird nach tatsächlichem Aufwand in Stunden oder Tagen abgerechnet, während es sich bei Managed Services um feste Leistungen zu einem festen Preis für einen festen Vertragszeitraum handelt. Dabei werden die Leistungen nach klar definierten Service Levels erbracht. Im Gegensatz zum Bodyleasing trägt der externe Partner hier also mehr Verantwortung, und die Unternehmensmitarbeiter werden stärker entlastet. Zudem tragen die vereinbarten Service Levels zu einer erhöhten Transparenz der Qualität bei – ein wichtiger Aspekt für den sicheren, fehlerfreien IT-Betrieb in Ihrem Unternehmen. 

Und was habe ich davon?

Natürlich gibt es bei der Auslagerung von Aufgaben und Prozessen auch Herausforderungen und Risikofaktoren: Alle Mitarbeiter sollten frühzeitig informiert werden, und der Dienstleister muss unter wirtschaftlichen und kulturellen Aspekten zum eigenen Unternehmen passen. Unabhängig davon kann es zu … 

  • Unsicherheiten durch ein sich veränderndes politisches Klima kommen,
  • zu schwer kalkulierbaren Kosten aufgrund von Kursschwankungen,
  • zu Know-how-Verlusten im eigenen Unternehmen oder ganz einfach
  • zu Kommunikationsschwierigkeiten.

Aber es ergeben sich auch viele Vorteile:

  • Mitarbeiter werden von Routinetätigkeiten entlastet und können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren,
  • die Kosten sind in der Regel gut planbar,
  • die Innovationskraft des Unternehmens wird erhöht durch die breite Know-how-Basis des externen Partners,
  • das unternehmerische Risiko wird minimiert u.v.m.

Für jedes Outsourcing-Modell sollten Sie also alle Vor- und Nachteile sorgfältig gegeneinander abwägen und die für Sie optimale Strategie wählen: So finden Sie genau das Modell, das am besten zu Ihnen passt und Ihre IT-Abteilung langfristig entlasten kann.

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Autor

Udo Wisniewski 
Geschäftsführer 


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